1. Egy költségvetési szerv munkaruhát biztosít a dolgozói részére. Sajnos a kiadott ruhák és cipők mérete nem minden esetben felel meg az adott dolgozónak, így azokat sok esetben a kiadást követő pár napon belül visszahozzák a raktárba. Mivel a termékekből a szerv készlettel nem rendelkezik, legtöbb esetben vissza kell küldeni a gyártónak a ruhát, amely esetleg több hét, vagy hónap után küldi meg a cserét. Hogyan kell elszámolni a munkaruhák cseréjét?
Az egyes gazdasági események elszámolását a következők szerint javasoljuk elvégezni:
1. Készlet felhasználás (kiadás a dolgozó részére első alkalommal) a 38/2013. NGM rendelet V. Vásárolt készletekkel kapcsolatos elszámolások fejezet, Csökkenések rész, A) Anyagfelhasználás elszámolása pontjában leírtak szerint történik.
2. Visszahozott ruha, cipő visszavétele:
- ha a gazdasági esemény ugyanabban a gazdasági évben valósul meg, mint a munkaruha kiadása: T211 – K51.
- ha a gazdasági esemény a tárgyévet követő évben valósul meg, a 9244. Más különféle egyéb eredményszemléletű bevételek számlát kell alkalmazni az anyagköltség csökkentése helyett: T211 – K9244.
3. A visszahozott munkaruhát visszaküldik a gyártónak: az 1. pontban leírtak szerint.
4. Megérkezik a csere:
- ha a gazdasági esemény ugyanabban a gazdasági évben valósul meg, mint a gyártónak a munkaruha visszaküldése: T211 – K51.
- ha a gazdasági esemény a tárgyévet követő évben valósul meg. a 9244. Más különféle egyéb eredményszemléletű bevételek számlát kell alkalmazni az anyagköltség csökkentése helyett: T211 – K9244.
5. Kiadják a cserét a dolgozó részére: az 1. pont szerint.
2. Önkormányzatunk tűzifát vásárolt, amit kiosztott a lakosság között helyi rendelet alapján. A megvásárolt tűzifa értékét, illetve a hozzá kapcsolódó szállítási költséget mely rovaton kell elszámolni?
A szociális célú tüzelőanyag beszerzését és készletre vételét a 38/2013. NGM rendelet V. Vásárolt készletekkel kapcsolatos elszámolások fejezet, Növekedések rész, A) Anyagok, áruk vásárlása elszámolása cím szerint kell könyvelni. A megvásárolt tüzelőanyagot a K312. Üzemeltetési anyagok beszerzése rovaton, a szállítás díját a K337. Egyéb szolgáltatások rovaton, az előzőekhez kapcsolódó előzetesen felszámított áfa összegét pedig a K351. Működési célú előzetesen felszámított általános forgalmi adó rovaton kell elszámolni.
A tüzelőanyag átadása térítés nélküli átadásnak minősül, amelynek elszámolását a 38/2013. NGM rendelet V. Vásárolt készletekkel kapcsolatos elszámolások fejezet, Csökkenések rész, F) Anyagok, áruk térítés nélküli átadásának elszámolása pontja szerint kell elvégezni. A kivezetést így eredményágon szükséges elszámolni, költségvetési számviteli elszámolás nélkül.
3. Mely rovaton kell elszámolni a meghívók, logós levélpapírok, borítékok beszerzését?
A meghívókhoz, logós levélpapírhoz, borítékhoz szükséges anyagbeszerzések vételárát a K312. Üzemeltetési anyagok beszerzése rovaton kell elszámolni. Az Áhsz. 1. § (1) 7. pontja és a 16. § (7) bekezdése alapján az anyagok bekerülési értékébe nem tartozik bele a nyomdai tevékenység értéke, melyet a K337. Egyéb szolgáltatások rovaton kell szerepeltetni. Az anyagbeszerzést a 38/2013. NGM rendelet V. Vásárolt készletekkel kapcsolatos elszámolások fejezet, Növekedések rész, A) Anyagok, áruk vásárlása elszámolása cím előírásai szerint kell elszámolni.
4. Hogyan kell elszámolni az önkormányzat által a fennálló kötelezettsége teljesítése érdekében jegyzőkönyv alapján átadott 9 db kombinált fogó összegét (a számlát kiállították)?
Véleményünk szerint a gazdasági esemény tartalmilag egy fennálló kötelezettség (illetve annak egy része) kompenzálása készletértékesítéssel. Az Áhsz. 44. § (2) bekezdés i) pontja alapján a teljesítések nyilvántartási számláin teljesítésként kell nyilvántartásba venni a követelések és kötelezettségek egymással szembeni, beszámítással történő rendezését. Ennek alapján a könyvelési lépések a következők:
1. Az átadott kombinált fogók értékesítésének elszámolása a 38/2013. NGM rendelet V. Vásárolt készletekkel kapcsolatos elszámolások fejezet, Csökkenések rész, B) Anyag-, áruértékesítés elszámolása 1-4. pontja szerint.
2. A tartozás kiegyenlítése a költségvetési számvitel szerint: Nettó értéken: T0531(3) – K005, Áfa: T053513 – K005
3. A tartozás és a vevőkövetelés kiegyenlítése kompenzálással a pénzügyi számvitel szerint: T4213 – K3514
5. A K311. Szakmai anyagok beszerzése rovaton csak az ott felsorolt anyagokat lehet elszámolni vagy mindenki a saját szakmai feladatára való tekintettel dönthet arról, hogy nála mi számít szakmai anyagnak? Ha a költségvetési szerv feladata a községgazdálkodás és zöldterület kezelés, az ehhez beszerzett anyagok szakmai anyagnak minősülnek, pl. egynyári növények?
A K311. Szakmai anyagok beszerzése rovat tartalmi leírása alapján a rovaton csak az ott felsorolt jogcímű készletbeszerzéseket lehet kimutatni. A községgazdálkodás és zöldterület kezelés feladatát ellátó költségvetési szerv esetében az egynyári növények beszerzését a K312. Üzemeltetési anyagok beszerzése rovaton szükséges elszámolni.
6. Az Áhsz. 44. § (2) bekezdésében nem szerepel a kedvezményes gyermekétkezés (50%, 100%-os étkezési díjkedvezményben részesülők) esete. Eddigi gyakorlatunk szerint a kedvezmény összegét a K48. rovaton kiadásként, a B405. rovaton bevételként (áfa körön kívüli tételként) pénzforgalom nélküli tételként nyilvántartásba vettük. Amennyiben eltekintünk ezek könyvelésétől, a konyhánk deficitet fog mutatni.
A K48. Egyéb nem intézményi ellátások rovaton belül, a rovat leírásának f) pontja szerinti jogcímen (a Szoctv., a Gyvt., vagy más jogszabály alapján a helyi önkormányzat által folyósított ellátások) csak azokat az ellátásokat lehet megjeleníteni, melyeket nem természetbeni ellátásként nyújt a helyi önkormányzat, azaz annak biztosítása pénzben történik. A természetben nyújtott kedvezményes gyermekétkeztetés térítésmentes szolgáltatásnyújtásnak minősül, így azt a 38/2013. NGM rendelet 1. melléklet V. Vásárolt készletekkel kapcsolatos elszámolások fejezet, Csökkenések F) Anyagok, áruk térítés nélküli átadásának elszámolása pontja szerint kizárólag a pénzügyi számvitelben kell kimutatni. A gyermekétkeztetési kedvezmény megjelenítése a könyvekben eredményágon történik, rovatos elszámolás nélkül. Természetesen a vásárolt étkeztetési szolgáltatásokat a K332. Vásárolt élelmezés rovaton, illetve a saját konyhás étkeztetés kiadásait a kiadások közgazdasági tartalma szerinti rovaton ki kell mutatni, ahogy a tényleges befizetéseket is, a B405. Ellátási díjak és B406. Kiszámlázott általános forgalmi adó rovatokon. Az elszámoláshoz ebben az esetben különösen fontos, hogy ezek a kiadások a megfelelő kormányzati funkción szerepeljenek.
7. Az önkormányzat szociális intézményének nappali ellátást biztosító idősek klubjaiban az ellátottak részére az intézmény szakmai programjában rögzítettek szerint zártkörű rendezvényeket szerveznek (pl. főzőverseny, havi közös névnapi ünnepség, bogrács partik, zenés rendezvények). A rendezvényekhez kapcsolódóan élelmiszer beszerzésére is sor kerül. A személyes gondoskodást nyújtó szociális intézmények szakmai feladatairól és működésük feltételeiről szóló 1/2000. (I. 7.) SzCsM rendelet 77. §. (3) bekezdése szerint szabadidős programok szervezésének minősül az is, ha az intézmény az ellátást igénybe vevők részére sajtótermékeket, könyveket, kártya- és társasjátékokat, tömegkommunikációs eszközöket biztosít, rendezvényeket szervez. A rendezvényekhez beszerzett élelmiszer könyvelése a K312. Üzemeltetési anyagok beszerzése vagy a K355. Egyéb dologi kiadások beszerzése rovaton történik?
A hivatkozott SzCsM rendelet 74. § b) pontja, valamint 77. § (3) bekezdése szerint a rendezvény szervezése az intézmény alapfeladatai közé tartozik, így a beszerzés könyvelhető a K312. Üzemeltetési anyagok beszerzése rovaton.
8. Önkormányzatunk a kerület szociálisan rászorult idős lakói számára üdültetést biztosít. A program lebonyolítása az önkormányzat humánszolgáltatói intézményének a feladata. Az üdülés során a résztvevők számára élelmiszer és melegétel beszerzésére is sor kerül. A program során beszerzett élelmiszer és melegétel könyvelése a K312. Üzemeltetési anyagok beszerzése, a K332. Vásárolt élelmezés vagy a K355. Egyéb dologi kiadások beszerzése rovaton történik?
A szociálisan rászorult idős lakók számára biztosított üdültetés során beszerzett élelmiszert a K312. Üzemeltetési anyagok beszerzése, míg a meleg étel beszerzést a K332. Vásárolt élelmezés rovaton kell könyvelni. A rászorulok által az élelmiszer és a meleg étel elfogyasztása az önkormányzat szempontjából térítés nélküli átadásnak, szolgáltatásnak – az élelmiszer esetében anyagok térítés nélküli átadásnak, a meleg étel esetén térítésmentes szolgáltatás nyújtásnak – minősül. Az élelmiszerek térítésmentes átadásának könyvelését a 38/2013. NGM rendelet 1. melléklet V. Vásárolt készletekkel kapcsolatos elszámolások fejezet, Csökkenések rész, F) Anyagok, áruk térítés nélküli átadásának elszámolása cím szerint kell elvégezni. A kivezetést eredményágon szükséges elszámolni, költségvetési számviteli elszámolás nélkül. A meleg étel esetében – szolgáltatásról lévén szó, amely a nemzeti vagyonba tartozó eszközök között nem jelenhet meg, így készletcsökkenés elszámolása sem lehetséges – a számviteli nyilvántartásokban az ingyenes részre jutó fizetendő áfa (alap nélküli) elszámolása jelenik meg a következők szerint: T36412/36414-K36422.
9. Önkormányzatunk úgy döntött, hogy szeretne természetbeni, illetve pénzbeli támogatást nyújtani azon lakosok részére, akik egy bizonyos élethelyzetbe kerülnek. Ilyen lenne például a "babacsomag" (újszülöttek részére), óvodai, iskolakezdési csomag, ifjú házasoknak nyújtott támogatás, 70 év felettieknek karácsonyi ajándékcsomagja. Ezeket a támogatásokat a beszámolónkban dologi kiadások között (esetleg K34), az ellátottak pénzbeli juttatásai soron(K48), vagy személyi jellegű kifizetésként kellene szerepeltetni? A kifizetések nagysága 5.000-50.000 Ft között lenne.
A kérdés szerinti pénzbeli juttatásokat a K48. Egyéb nem intézményi ellátások rovaton kell elszámolni, míg a természetbeli szociális ellátások esetében – mint a babacsomag – a beszerzéseknél felmerülő pénzforgalomra a K3 Dologi kiadások megfelelő rovatai alkalmazandók (például az önkormányzat által az újszülötteknek beszerzett pelenkát, élelmiszert a K312. Üzemeltetési anyagok beszerzése rovaton, a kapcsolódó előzetesen felszámított áfa összegét a K351. Működési célú előzetesen felszámított általános forgalmi adó rovaton kell kimutatni). A „babacsomag” rászoruló családok részére történő átadása térítés nélküli átadásnak minősül, amelynek elszámolását a 38/2013. NGM rendelet 1. melléklet V. Vásárolt készletekkel kapcsolatos elszámolások fejezet, Csökkenések rész, F) Anyagok, áruk térítés nélküli átadásának elszámolása címe szerint kell elvégezni, költségvetési számviteli elszámolás nélkül.
10. Az intézetünk által beszerzett orvosi anyagokat (injekciós tűtől kezdve a nagyértékű szívsebészeti anyagokig) melyik rovaton kell elszámolni?
A beszerzett orvosi anyagok vételárát a K312. Üzemeltetési anyagok beszerzése rovaton kell elszámolni.
11. A visszaváltási díjas termékek vásárlása esetén felszámításra kerülő, úgynevezett DRS díjat milyen főkönyvre szükséges könyvelnünk, ha azok reprezentáció kapcsán keletkeznek és azok visszaváltása valószínűleg nem fog megtörténni?
Visszaváltási díjas termék vásárlásakor a felszámított visszaváltási díjat – az Áhsz. bekerülési értékre vonatkozó általános hatályos előírásai és a 15. melléklete alapján – a K355. Egyéb dologi kiadások rovaton szükséges kimutatni, abban az esetben is, ha ez valamilyen reprezentációs kiadáshoz kapcsolódik. Az Áhsz. 1. § (1) bekezdés 7. pontja alapján a visszaváltási díj nem képezi a vételár részét, ezért az ilyen jogcímen kifizetett összeg az Áhsz. 16. § (7) bekezdés szerinti vásárolt anyagok bekerülési értékébe nem vehető figyelembe, így a K123. Egyéb külső személyi juttatások rovaton sem jeleníthető meg. Amennyiben visszaváltásra kerül sor, abban az esetben a bevétel elszámolására a B411. Egyéb működési bevételek rovatot szükséges alkalmazni.
12. A visszaváltási díj szempontjából szükséges-e készletnyilvántartás (analitika)? Ha igen, milyen számlaszámra, mert idegen göngyölegekként nem lehet lekönyvelni? Ha a készletre vett palackokat a rendezvényről elviszi magával résztvevő, akkor a hiányzó palackokat selejtezni kell? Ha igen, milyen gyakran? Vagy értékvesztésként kell elszámolni? A megmaradt palackdíjat, amit a visszaváltás után kapunk, milyen számlára számoljuk el, bevétel- vagy költségcsökkentő?
Tekintettel arra, hogy a visszaváltási díj az Áhsz. 1. § (1) bekezdés 7. pontja alapján nem képezi a vételár részét, ezért az ilyen jogcímen kifizetett összeg az Áhsz. 16. § (7) bekezdés szerinti vásárolt anyagok, áruk bekerülési értékébe nem vehető figyelembe, ezért azok készletként történő megjelenítése sem lehetséges a mérlegben. Ebből adódóan ezen csomagolóanyagokkal kapcsolatban az Áhsz. 14. melléklet X. A készletek nyilvántartása fejezete szerinti készletnyilvántartást sem kell vezetni. Az államháztartási szervezet azonban a számviteli politikájában lefektetett elvek mentén gazdaságossági szempontokat is mérlegelve ezeket a csomagolóanyagokat (flakonokat) mérlegen kívüli tételként nyilvántarthatja. Ilyen irányú döntés esetében azonban az érintett szervezet belső szabályzataiban rögzíteni szükséges a visszaváltással kapcsolatos felelősségi szabályokat is. Amennyiben visszaváltásra kerülnek a visszaváltási díjas csomagolóanyagok, abban az esetben a bevétel elszámolására a B411. Egyéb működési bevételek rovatot szükséges alkalmazni.
13. A visszaváltáskor milyen bizonylat alapján és hogyan számolható el a visszaváltási díj értéke?
A visszatérített összeg elszámolásakor olyan bizonylat fogadható el, ami megfelel a kedvezményezett gazdálkodó számviteli politikájában rögzítetteknek, valamint az Szt. 166. §-a alapján számviteli bizonylatnak tekinthető: így minden olyan, a gazdálkodó által kiállított, készített, illetve a gazdálkodóval üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat) – függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától –, amely a gazdasági esemény számviteli elszámolását (nyilvántartását) támasztja alá. A visszaváltással kapcsolatos eljárásrendet a fentiek figyelembe vételével a szervezet sajátosságaihoz igazodva szükséges kialakítani.
14. Egyéni mérlegelési jogkörben belső utasításban szabályozva eltekinthet-e államháztartási szervezetünk az üres palackok visszaváltásától (önkéntesen lemondva az 50 Ft/palack bevételről, megfizetve a reprezentációs kiadásokat terhelő adókat) tekintettel arra, hogy a kiadott palackok visszaváltása nehézkes lenne?
Az Ávr. 13. § (2) bekezdése alapján a költségvetési szerv vezetője belső szabályzatban rendezi a működéséhez kapcsolódó, a költségvetési szerv előirányzatait terhelő pénzügyi kihatással bíró, jogszabályban nem szabályozott kérdéseket. E rendelkezés alapján a palackok visszaváltására vagy vissza nem váltására vonatkozó döntést is belső szabályzatban szükséges rendezni.
15. Hogyan kell elszámolni a költségvetési évben visszatérített visszaváltási díjat: K355. rovat csökkentéseként vagy a B411. rovaton? Befolyásolja-e a számviteli elszámolást, ha a visszaváltási díj fizetésével érintett termék beszerzése nem fogyasztóként, hanem forgalmazóként történik?
A visszaváltási díjas termék értékesítésekor a számlán feltüntetésre került visszaváltási díj összegének, valamint az államháztartási szervezet részére számviteli bizonylat alapján visszatérített visszaváltási díj összegének nyilvántartásba vételére egyaránt a B411. Egyéb működési bevételek rovatot javasoljuk alkalmazni.
16. A reprezentáció céljára vásárolt visszaváltási díjas termékeknél a kötelező visszaváltási díj (50 Ft/palack) után is meg kell-e fizetni a közterheket? Ha igen, akkor szükséges-e a K355. rovatról a K123. rovatra történő átkönyvelés?
A reprezentációs célokra megvásárolt italok az Szja tv. alkalmazásában egyes meghatározott juttatásnak minősülnek, melynek adókötelezettségét az Szja tv. 70. § (4) bekezdése alapján kell meghatározni. A juttatás értékének meghatározásához a visszaváltási díjat is tartalmazó árat kell figyelembe venni, tekintettel arra, hogy az Szja tv. 69. § (2) bekezdése értelmében a kifizetőt terhelő adó mellett adható juttatások (béren kívüli juttatások, illetve egyes meghatározott juttatások) esetében a juttatás értéke, a termék, szolgáltatás szokásos piaci értéke minősül jövedelemnek. A közterhek alapja a juttatás értékének 1,18-szorosa.
Tekintettel arra, hogy a juttatás értékének meghatározása a fentiek szerint az Szja tv. – és nem a K123. Egyéb külső személyi juttatások rovaton elszámolt kiadások – alapján történik, a kérdésben leírt átkönyvelésre sem kerülhet sor, mivel a reprezentációs kiadás közgazdasági tartalma nem változik meg attól, hogy az adott kiadás részét képezi-e a közterhek alapjának, vagy sem.