Követelésekkel, kötelezettségvállalásokkal, más fizetési kötelezettségekkel kapcsolatos kérdések és válaszok

1. Mi lesz a közbeszerzési eljárás nyertesével megkötött szerződés kötelezettségvállalásának és ellenjegyzésének dátuma? Mi a helyes eljárás a közbeszerzési eljárások esetén a kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételére?

Az Ávr. 45. § (1) bekezdése alapján a közbeszerzési eljárást megindító hirdetmény, részvételi, ajánlattételi felhívás, pályázati kiírás minősül a kötelezettségvállalás alapdokumentumának, amelynek összegét az Ávr. 56. § (1) bekezdése alapján haladéktalanul – a közbeszerzési törvény alapján meghatározott közbeszerzési értékkel azonosan – fel kell venni a nyilvántartásokba. A kötelezettségvállalás nyilvántartásba vételének ugyanakkor nem feltétele a partner megjelölése, hisz az ebben a szakaszban még nem ismert.

Abban az esetben, ha a közbeszerzési eljárás befejezését követően a megkötésre kerülő szerződés eltér az előzetesen meghatározott értéktől, azt az Ávr. 56. § (6) bekezdése szerint a kötelezettségvállalás módosításaként kell könyvelni. Természetesen, ha a szerződés összege magasabb a becsült összegnél, a szerződés megkötésére az Ávr. 45. § (4) bekezdése alapján csak előzetes (ismételt) pénzügyi ellenjegyzést követően kerülhet sor, amely során a pénzügyi ellenjegyző igazolja, hogy a fedezet a magasabb összegre is biztosított. A szerződéses partner részletező nyilvántartásokba történő felvitelére is a kötelezettségvállalás adatainak módosításaként kerülhet sor, természetesen ehhez önmagában pénzügyi ellenjegyzés nem szükséges.

A szerződés megkötésének tényét, a szerződés azonosító adatait, a pénzügyi ellenjegyzés megtörténtét és más hasonló információkat a módosulások adatai között kell a részletező nyilvántartásokban feltüntetni. Így például a kötelezettségvállalás eredeti dátuma az eljárás megindításának dátuma lesz, amelyet a kötelezettségvállalás dokumentumát, a partner személyét illetően adott napon módosít az eljárás nyertesével megkötött szerződés.

2. Önkormányzatunk kifizetései közé tartozik tagdíj, kistérségnek fizetett működési hozzájárulás, sportpálya támogatása, stb. Kérdésünk, hogy ezeket a tételeket szükséges-e a szerződések közé felvinni, vagy elegendő az egyéb utalványok közé rögzíteni és ott generáltatni szerződést (előzetes kötelezettségvállalás, végleges kötelezettségvállalás szerepe, fontossága)?

Az Áht. 1. § 15. pontja alapján kötelezettségvállalás a kiadási előirányzatok terhére bármely fizetési kötelezettség – ide értve a megkeresésben nevesített tagdíjak, működési hozzájárulások, támogatások megfizetését is – vállalásáról szóló, szabályszerűen megtett jognyilatkozat. A költségvetési gazdálkodási szabályok alapján – így a költségvetési számvitelben is – a teljesítés nyilvántartásba vétele a hozzá kapcsolódó kötelezettségvállalás megléte nélkül főszabályként nem lehetséges. A fenti esetekben tehát a fizetési kötelezettségek előzetes rögzítése elengedhetetlen.

Kivételt képeznek a főszabály alól az Áhsz. 43. § (13) bekezdés a) és c) pontjában felsorolt kiadások, amelyek esetében a kötelezettségvállalások nyilvántartásba vétele a pénzügyi teljesítéssel egyidejűleg történik. Ilyen esetekben előzetesen kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele kizárt, így az egyéb utalványok között történő rögzítés a megfelelő megoldás. A gazdálkodási szabályok szerint – választás alapján – az ún. kisösszegű kötelezettségvállalások és a más fizetési kötelezettségek (nem vállalt, hanem bíróság, hatóság, közvetlenül jogszabály által megállapított fizetési kötelezettségek) is hasonló módon kezelhetők. Természetesen utóbbiak esetén az sem kizárt, hogy – a választásuk szerinti döntés alapján – azokat előzetes kötelezettségvállalásként nyilvántartásba vegyék.

Ugyanakkor felhívjuk a figyelmet arra is, hogy noha az Áhsz. 43. § (6) bekezdésében felsorolt rovatokon elszámolandó kiadásokhoz kapcsolódó kötelezettségvállalások átvezetése a végleges kötelezettségvállalások (tehát a mérlegben is szerepeltethető kötelezettségek) közé a pénzügyi teljesítéssel egyidejűleg történik, ez nem jelenti azt, hogy az ezeken a rovatokon elszámolandó kiadások esetében az előzetes kötelezettségvállalás megléte ne lenne kötelező.

3. A több év előirányzatát érintő kötelezettségvállalásoknak azon részérére, amelyet a következő évek előirányzatának terhére vállaltunk (az időközi költségvetési jelentés költségvetési évet követően esedékes oszlopába kerülő összeg), kell-e a tárgyévi költségvetésben előirányzat módosítást kérnünk?

A költségvetésben megjelenő bevételi és kiadási előirányzatok a tárgyévre vonatkoznak, így a tárgyévet követő évekre vállalt kötelezettségek a tárgyévi előirányzatokat nem érintik. A tárgyévet követő évek előirányzatait érintő kötelezettségeket az Áht. 36. § (4), (4a) vagy (4c) bekezdése szerinti évenkénti összegekhez szükséges viszonyítani (azokat nem haladhatják meg), ezen összegeket azonban külön nem könyveljük.

4. Az előzetes kötelezettségvállalás nyilvántartásba vétele határozatlan idejű szerződések esetén tárgyév + 3 évre terjed. Egyes szerződéseknél (pl.: munkabérszerződések, gáz-villany, víz-csatorna szerződések), ahol a szerződés alapján kifizetendő összeg a tényleges fogyasztás mennyiségétől függ vagy a munkabéreknél, ahol a Kincstár adatszolgáltatása alapján kerül végleges megállapításra a bruttó bér és közterhei (pl.: táppénz miatt), a végleges kötelezettségvállalás összege nem fog megegyezni az előzetessel. Hogyan fog kifutni a 0021 kötelezettségvállalás nyilvántartási ellenszámla és a hozzá tartozó 05....(2) költségvetési számla?

A határozatlan idejű kötelezettségvállalás esetén a végleges kötelezettségvállalás könyvelésekor az adott időszak végleges kötelezettségvállalásával megegyező összeget vissza kell könyvelni a tárgyévi nem végleges kötelezettségvállalások közül. Abban az esetben, ha az évközi adatokból az látszik, hogy a tárgyévben vagy az azt követő években magasabb összegű kifizetésekre lehet számítani (például megnövekedett fogyasztás miatt), mint az előzetesen nyilvántartásba vett összeg, a nem végleges kötelezettségvállalások összegét is módosítani (növelni) kell, hogy a későbbi kifizetésekhez az előirányzati fedezet biztosított legyen, illetve az a vállalt új kötelezettségek fedezetéül ne szolgálhasson. Természetesen ellenkező esetben – azaz, ha a tárgyévben vagy az azt követő években alacsonyabb összegű kifizetésekre lehet számítani – sor kerülhet a kötelezettségvállalások összegének csökkentésére is, hogy az előirányzati gazdálkodás során a felszabaduló megtakarítás más kötelezettségvállalások fedezetéül szolgáljon.

5. Ha a 0021 ellenszámlával szemben könyvelt kötelezettségvállalás biztosan nem válik már véglegessé év közben (pl. határozott idejű szerződéshez már megjött az összes számla, vagy határozatlan idejű szerződéshez – pl. gáz, bér stb. – már megjött a decemberi teljesítést magában foglaló számla is, vagy nem lesz több bérkönyvelés a tárgyévre vonatkozóan), a 0021-en mutatkozó összeggel le kell-e csökkenteni a 0021-re könyvelt értéket év végén, vagy év közben?

Ilyen esetekben a kötelezettségvállalás összegét természetesen csökkenteni kell, hogy a könyvelt összeg a valós állapotot tükrözze. Amennyiben a kötelezettségvállalás összegének csökkenése vagy az évek közötti megoszlásának módosulása (tehát, ha az ügylet teljes értéke nem változik, csak a következő évekre tolódik) év közben ismertté válik, a szabad kiadási előirányzatok növekménye más kötelezettségvállalások fedezetéül is szolgálhat, így érdemes a kötelezettségvállalások összegét figyelemmel kísérni. A csökkentés könyvelésére legkésőbb az év végén sort kell keríteni, hogy az év zárásakor és a következő év megnyitásakor már a kisebb összegű fizetési kötelezettség jelenjen meg a könyvekben.

6. Az általunk használt integrált számviteli rendszer a 2016. december 31-én fennálló nyitott szállítói kötelezettségeket (mérlegben szerepel) a 2017. évi nyitás során így képezte meg: T0022 – K05(3), pénzügyi teljesítésnél T0031 – K05(3). A 05(2)-t a kötelezettségvállalásra egyáltalán nem képezte meg. Emiatt az időközi költségvetési jelentésben a pénzügyi teljesítés több mint a kötelezettségvállalás. A költségvetési főkönyvi kivonaton pedig a 05(2)-nek és a 002-nek tartozik egyenlege van a 05(3)-nak és a 003-nak pedig követel. Kérem szíves tájékoztatásukat a felmerült problémákkal kapcsolatban, hogy így megfelelő-e a könyvelés, mert az időközi költségvetési jelentés így hibás.

A költségvetési könyvvezetés során a kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek nyilvántartási számláin a 002. Kötelezettségvállalások, más fizetési kötelezettségek nyilvántartási ellenszámlával történik a kötelezettségvállalások növekedésének – és a teljesítés kivételével – csökkenésének nyilvántartásba vétele. Ha a kiadások teljesítésének nyilvántartási számláin olyan teljesítést vesznek nyilvántartásba, amelyhez nem kapcsolódik korábban nyilvántartásba vett végleges kötelezettségvállalás, más fizetési kötelezettség, akkor azt a teljesítéssel egyidejűleg nyilvántartásba kell venni.

7. Előző évet érintő szállítói számla a tárgyévben kerül kifizetésre. Milyen ERA kódot kell használni a kifizetésnél? A kötelezettségvállalást melyik évre kell felvenni?

A pénzügyi teljesítések esetén a kiadás közgazdasági tartalma szerinti rovatoknak megfelelő ERA kódokat kell használni függetlenül attól, hogy az melyik évben nyilvántartásba vett kötelezettségvállalás teljesítéséhez kapcsolódik.

Az előző év december 31-ig ki nem egyenlített, így a mérlegben kötelezettségként kimutatott számlák tárgyévi pénzügyi teljesítésének elszámolása az általános szabályok szerint történik: a költségvetési számvitelben a teljesítések nyilvántartási számláinak a 003. Kiadások nyilvántartási számláival szembeni (T05(3)-K003), a pénzügyi számvitelben a kötelezettségek könyvviteli számláinak a pénzeszközök könyvviteli számláival szembeni (T42-K32/33) könyvelésével.

8. A vagyonkataszterben vezetett ingatlanoknál előfordul, hogy a nyilvántartott érték módosítása válik szükségessé, például telekmegosztás, földhivatali nyilvántartással való egyeztetés, stb. alapján. A módosítás lehet a bruttó érték és értékcsökkenés növekedése vagy csökkenése. Hogyan kell ezeket helyesen lekönyvelni?

A 38/2013. NGM rendelet tartalmazza az egyes gyakoribb gazdasági események kötelező elszámolását. Az ingatlanokkal kapcsolatos, a 38/2013. NGM rendeletben nem szabályozott gazdasági események könyvelési tételeinek kialakítását az 1. melléklet I. Követelésekkel, kötelezettségvállalásokkal, más fizetési kötelezettségekkel kapcsolatos általános szabályok, magyarázatok fejezet, A) A költségvetési és a pénzügyi számvitelben alkalmazott nyilvántartási és könyvviteli számlák használata összefoglalóan címe előírásainak, valamint az Áhsz. előírásainak figyelembevételével kell megvalósítani. Például, ha telekmegosztás során az ingatlan egy részét más tulajdonosnak adják el a tárgyi eszközök értékesítésére, ha ingyenesen adják át a térítésmentes átadásra vonatkozó szabályok szerint kell az ügyletet könyvelni.

9. Hogyan számolom el az egymással szemben álló késedelmes kamatfizetési kötelezettségeket, illetve követeléseket egy szerződésen belül?

Az egymással szemben fennálló késedelmi kamatfizetési kötelezettségeket és követeléseket mind a költségvetési, mind a pénzügyi számvitelben bruttó módon kell elszámolni, vagyis a járó, esedékes késedelmi kamatot teljes összegében követelésként, a fizetendőt pedig végleges kötelezettségvállalásként/kötelezettségként kell előírni. Amennyiben a pénzügyi rendezéskor a követelés és a kötelezettség egymással szemben történő beszámítására kerül sor, és csak a különbözet kerül átutalásra, az Áhsz. 44. § (2) bekezdés i) pontja alapján a költségvetési számvitelben bruttó módon el kell számolni mind a követelés, mind a végleges kötelezettségvállalás teljesítését (azaz bevételt és kiadást), a pénzügyi számvitelben pedig a beszámítással rendezendő követelés-kötelezettség rész összevezetését és a különbözet pénzügyi rendezését.

10. Hogyan írjuk elő azokat a tartozásokat, amelyek előző évi jogtalan segélykifizetések visszafizetéséből származnak? Mi a teendő ezekkel év végén és hogyan kell rendezni a fennálló állományt?

Az Áhsz. 40.§ (5) bekezdése alapján a költségvetési könyvvezetés során az előző években nyilvántartásba vett költségvetési kiadások visszatérülésére vonatkozó igényt az adott kiadás visszatérítésének elszámolására rendelt rovaton kell nyilvántartásba venni bevételi követelésként. Ennek alapján az előző években jogtalanul felvett segélyekkel kapcsolatos követelések esetében a tárgyévi megtérülést a B65. Egyéb működési célú átvett pénzeszközök rovaton kell elszámolni, illetve a még fennálló követelést is ehhez a rovathoz kapcsolódó 09652. Követelés egyéb működési célú átvett pénzeszközökre nyilvántartási számlán, illetve a 3516. Költségvetési évben esedékes követelések működési célú átvett pénzeszközre könyvviteli számlán kell kimutatni.

11. Túlteljesíthetőek a bevételi előirányzatok?

Az Áht. 30. § (3) bekezdése alapján a költségvetési bevételi előirányzatok módosítás nélkül is túlteljesíthetők. Ugyanakkor a költségvetési szervek és a fejezeti kezelésű előirányzatok sajátossága, hogy az Áht. ezen többletbevételek felhasználását engedélyhez köti. Az engedélyezés során nem csak a többletbevételekhez kapcsolódó bevételi előirányzatok, hanem az azok felhasználását (akár befizetését) megjelenítő kiadási előirányzatok is megnövelésre kerülnek. Így a költségvetési szervek és a fejezeti kezelésű előirányzatok esetén a bevételi és a kiadási előirányzatok végső soron csak egymással azonos összegben változhatnak, a kiadási előirányzatok növelésének feltétele a bevételi előirányzatok növelése.

12. Az önkormányzat a február végén esedékes képviselő testületi ülésen hozhat-e még döntést az előző évi költségvetéssel kapcsolatban felmerülő intézményi előirányzat módosításokról, vagy mindenképpen meg kell hoznia január 31-éig, mert ezt követően erre már nincs lehetősége?

Az önkormányzati alrendszerben a képviselő testület az előirányzat módosításokat és az előirányzat-átcsoportosításokat legkésőbb az éves költségvetési beszámoló elkészítésének határidejéig a költségvetési évet követő év február 28-áig, de december 31-i hatállyal köteles a költségvetési rendelet módosításával átvezetni. Ebben az esetben az előirányzat-módosítások, átcsoportosítások elszámolása, könyvelése már megtörtént, a testület utólag követi le azokat rendeletmódosítás keretében.

13. Más szervezet részére beszedett díjakat, illetve nem végleges bevételeket (idegenforgalmi adó, óvadék és egyéb más díjak) a pénzügyi számvitelben a megfelelő 36-os főkönyvi számlán kell elszámolni, vagy a számla teljes összege előírásra kerülhet, mint követelés (T35*)?

Amennyiben olyan tételek kerülnek kiszámlázásra, amelyeket a szerv az Áhsz. 48. §-a alapján nem számolhat el a könyveiben a költségvetési bevételek szerint (hiszen nem a saját bevétele), a számlázást nem lehetséges követelésként könyvelni, csak a részletező nyilvántartásokban megjeleníteni. A befolyt pénzeszközöket a 3673. Más szervezetet megillető bevételek elszámolása könyvviteli számlával szemben kell könyvelni.

14. A december 31-éig vissza nem utalt, azonosítás alatt álló bevételeket január 31-ig akkor is el kell számolni valamilyen bevételként (pl. egyéb működési bevétel B411), ha nem tudjuk azonosítani azokat január 31-ig sem? Vagy, ha januárban derül ki, hogy az összeget vissza kell utalni, akkor az átvezethető a kapott előlegek közé?

Az Áhsz. 39. § (1a) bekezdés a) pontja és 48. § (7) bekezdése szerint az azonosítás alatt álló tételként elszámolt összegeket a tárgyévet követő év január 31-éig át kell vezetni a költségvetési számvitelben a megfelelő nyilvántartási számlákra, valamint a mérlegkészítés időpontjáig a pénzügyi számvitelben a megfelelő könyvviteli számlákra el kell számolni. Az év közben azonosítás alatt álló tételként elszámolt összegek beazonosítását így mindenképpen el kell végezni, és a bevétel jogcímének megfelelően – mind követelésként, mind pedig teljesítésként – el kell számolni a költségvetési számvitelben. Kivételt képez ez alól, ha az azonosítás során túlfizetést, téves vagy más okból visszatérítendő befizetést állapítanak meg, amit – annak rendezéséig – a pénzügyi számvitelben a 36711. Túlfizetések, téves és visszajáró befizetések könyvviteli számlán kell nyilvántartani.

15. Az Áhsz. szerinti „teljesítés” fogalom a pénzügyi, vagy fizikai teljesítést jelenti?

A teljesítés fogalom a pénzügyi teljesítést jelenti.

16. Az óvodai- és iskolai étkeztetésről egyszerűsített készpénzfizetési számlát állítunk ki. Könyvelhetjük-e negyedéves feladással a hátralékosok és túlfizetésesek állományváltozását vagy másképp kell? Mivel készpénzfizetési számláról van szó, ezért azt csak akkor állítjuk ki, ha ténylegesen be is fizeti a kötelezett. Lehet, hogy átutalásos számlát kellene kibocsátani mindenkinek, aki az étkezési szolgáltatást igénybe vette? Így a nem fizetők a kiállított számla alapján követelésként megjelennének a főkönyvben.

Az Áhsz. 43. § (12) bekezdése alapján abban az esetben, ha a pénzügyi számvitelben a bevételek teljesítésének nyilvántartási számláin olyan teljesítést vesznek nyilvántartásba, amelyhez nem kapcsolódik korábban nyilvántartásba vett követelés, a teljesítéssel egyező összegű követelést a teljesítéssel egyidejűleg nyilvántartásba kell venni, azaz követelés megléte nélkül nem könyvelhető teljesítés. Ha az óvodai- és iskolai étkeztetésről egyszerűsített készpénzfizetési számlát állítanak ki, a követelést a teljesítéssel egyidejűleg kell nyilvántartásba venni, mivel a teljesítés elszámolásának feltétele a követelés fennállása.

Jelen esetben (egyszerűsített készpénzfizetési számla használata) a költségvetési számvitelben a követelés és a teljesítés egyidejű nyilvántartásba vételével a pénzügyi számvitelben is – legkésőbb a havi zárás során – le kell könyvelni a követelést és a pénzmozgást, így a pénzügyi számvitelben csak a teljesített követelések jelennek meg. A hátralékosok állományát a főkönyv ilyen esetben – mivel nem került vevő számla kibocsátásra, így a számviteli fogalmak szerinti követelés előírására – nem tartalmazza, azok nyomon követése az analitikus nyilvántartásokra korlátozódik.

A túlfizetéseket a kapott túlfizetések, téves és visszajáró összegek közé kell átvezetni, így azok főkönyvben történő szerepeltetése megvalósul.

17. Tárgyév végén, vagy tárgyévet követő év elején beérkező számlát hogyan kell elszámolni? Azonos-e az elszámolás a határozott idejű kötelezettség vállalásokhoz kapcsolódóan kiállított számlák illetve a folyamatos teljesítésű szerződések esetében? Ha kiállított számlán a teljesítés időszaka a költségvetési évről áthúzódik a tárgy évet követő költségvetési évre, változik-e az elszámolás?

Az Áhsz. 14. § (8) bekezdése alapján a mérlegben a kötelezettségek között az egységes rovatrend nyilvántartási számláin nyilvántartott végleges kötelezettségvállalásokat, más fizetési kötelezettségeket kell kimutatni mindaddig, amíg azokat pénzügyileg ki nem egyenlítették, el nem engedték vagy egyéb módon nem rendezték. A mérlegkészítés időpontjáig a könyvekbe azokat a fizetési kötelezettségeket szükséges kötelezettségként felvenni, amelyek jogilag, gazdaságilag a mérleg fordulónapján már fennállnak.

– Ha a teljesítésigazolással ellátott számlán az időszak teljes egészében december 31-ig tart (így a kötelezettség a fordulónapon fennáll), de a számla kiállításának időpontja januári, a számlát a tárgyévi könyvekbe költségvetési évet követően esedékes végleges kötelezettségvállalásként, más fizetési kötelezettségként fel kell venni a könyvekbe (tehát a tárgyévi költségvetési beszámolóban e tétel megjelenik). Ennek következtében e számlák/szerződések nem lesznek a tárgyévi maradvány kötelezettségvállalással terhelt részei, azok a tárgyévet követő évi folyó költségvetést terhelik.

– Az Ávr. 46. § (1) bekezdése alapján a költségvetési szervek határozott idejű, legkésőbb a kötelezettségvállalást követő év június 30-áig lezáruló kötelezettségvállalásait a költségvetési évet terhelő kötelezettségvállalásként kell nyilvántartásba venni. Ebből következik, hogy az ilyen kötelezettségvállalások alapján kiállított számlákat költségvetési évben esedékes végleges kötelezettségvállalásként, illetve kötelezettségként kell tárgyévre a könyvekbe felvenni. A költségvetési szerv esetén így ez része lesz a tárgyévi kötelezettségvállalással terhelt maradványnak. Abban az esetben viszont, ha a kötelezettséget vállaló szerv az önkormányzat – és nem az önkormányzat irányítása alá tartozó költségvetési szerv –, az Áhsz. 43. § (7) bekezdése értelmében a fizetési határidő kezdő napja (főszabályként a számla kézhezvételének napja) alapján kell a tárgyévi könyvekben a számlát költségvetési évet követően esedékes végleges kötelezettségvállalásként, kötelezettségként felvenni.

– A folyamatos teljesítésű szerződések esetében (víz, gáz, áram, telefon, internet stb.), ha a teljesítésigazolással ellátott számlán az időszak teljes egészében december 31-ig tart, de a számla kiállításának időpontja – a következő év – januári, a számlát rögzíteni kell a tárgyévi könyvelésben, mint költségvetési évet követően esedékes kötelezettséget (ilyen esetekben ugyanis az Áhsz. főszabálya szerint a fizetési határidő kezdő napja alapján kell besorolni a kötelezettséget). Időbeli elhatárolás nem szükséges, ugyanakkor e szerződések nem lesznek a kötelezettségvállalással terhelt maradvány részei, a tárgyévet követő év folyó költségvetését terhelik.

– Azon szerződések esetén, amelyek számláin a teljesítési időszak a tárgyévről áthúzódik a tárgyévet követő évre, és a számla kiállítási dátuma – a következő év – januári, a számlát meg kell bontani. A december 31-ig tartó időszakot érintő összeget a tárgyévi könyvekbe kell felvenni. A január 1-jétől kezdődő időszakot terhelő összeg viszont – mivel itt a kötelezettség véleményünk szerint nem áll fenn a fordulónapon, hisz annak teljesítése csak azt követően kezdődik meg – csak a tárgyévet követő évi könyvekbe kerülhet be, mint költségvetési évben esedékes kötelezettség. Természetesen ez utóbbi összeg sem lesz a tárgyévi maradvány kötelezettségvállalással terhelt része. Időbeli elhatárolás alkalmazása ebben az esetben sem lehetséges.

18. Kell-e minden hónapban könyvelni a bevétel passzív időbeli elhatárolását és negyedévente a feloldását a költségekkel szemben, vagy csak év végén kell könyvelni, ha esetleg van olyan befolyt összeg, amit nem terhelt költség (és év közben nem kell könyvelni az elhatárolást)? A költségek időbeli elhatárolását lehet-e könyvelni a felmerüléskor, azaz akkor, amikor a számlát kifizettük, vagy gyűjtögetni kell az ilyen összegeket és év végén kell elszámolni az elhatárolást?

Az időbeli elhatárolások elszámolását az Áhsz. 53. § (8) bekezdés f) pontja az év végi zárlati feladatok között szerepelteti. Ez azt jelenti, hogy az elhatárolási feladatokat legkésőbb év végén kell a könyvelésben végrehajtani, Nem kizárt azonban – sőt nagyobb mennyiségű tételnél célszerű is – a számviteli politikában rögzített esetekben és módon az elhatárolást már a felmerülés pillanatában, vagy a havi, negyedéves zárások során lekönyvelni, és a költségek, ráfordítások tényleges felmerülésekor megszüntetni.

19. Van-e lehetőség a tárgyévet érintő előirányzat-módosítások korrekciós  időszakában 50 mFt feletti (NGM engedélyköteles) többletbevétel előirányzatosítására? A többletbevételek előirányzatosítása az év során folyamatosan megtörtént, azonban a december második felében befolyt bevételek miatt a fenti határ túllépésre került. A bevételek egy része nem megfelelő ERA rovaton lett tervezve, ezért a költségvetési jelentések egyezőségének biztosítása érdekében minden hónapban szükségessé vált a B4 rovaton belüli rendezés is (egyes bevételi rovatok csökkentése más bevételi rovatok növelése mellett). Mivel ezek az 50 mFt-os értékhatárba beleszámítanak, ezért egyes intézeteinknél előfordult, hogy a B4 rovaton összesen a tényleges többletbevétel nem érte el az 50 mFt-ot, azonban a bevételen belüli módosításokkal mégis túllépte a határt. Amennyiben az NGM engedélyköteles bevételek rendezésére már nincs mód, ezen összegek elvonása várható-e annak ellenére, hogy annak felhasználása kötelezettségvállalással lefedett? A korrekciós időszakban kizárólag a bevételek rendezése kapcsán is (nem tényleges többletbevétel) előfordulhatnak a fentiekben leírtak. A rendezés elmaradása esetén a kincstár és a főkönyv egyezősége nem biztosítható. Mi a teendő ebben az esetben?

Az Áhsz. 39. § (1a) bekezdése értelmében a költségvetési év előirányzataira és azok teljesítésére vonatkozó gazdasági események hatását legkésőbb a költségvetési évet követő január 31-éig lehet elszámolni. A jogszabályi előírások szerint a december hónapban befolyt többletbevételek -– NGM engedélyhez kötött többletbevétel esetén, az engedély rendelkezésre állása esetén -– előirányzatosítása ezen időpontig elvégezhető. Az Ávr. 36. § (5) bekezdése a pótkezelési időszakban is alkalmazható, így a B4. Működési bevételek kiemelt előirányzatain belül az egyes rovatok bevételi előirányzatainak rendezése saját hatáskörben – azaz NGM engedély nélkül – elvégezhető, ha a módosítás miatt a bevételi kiemelt előirányzat (jelen esetben a B4.) megváltoztatása nem szükséges. A fenti korrekciók a Kincstárnak február 3-áig a decemberi IKJ jelentés leadásával együtt bejelenthetők, így a kincstári nyilvántartások és az intézményi könyvelés egyezősége megteremthető.