Személyi juttatásokkal kapcsolatos kérdések és válaszok

1. A KIRA-ban a hóközi számfejtett személyi juttatások havi elszámolásánál bruttó vagy nettó értékben könyveljünk a megfelelő könyvviteli és nyilvántartási számlákra? Szükséges-e a kapcsolódó közterheket is könyvelni?

A hóközi számfejtés esetében a személyi juttatás nettó összegét kell a napi listák alapján végleges kötelezettségvállalásként nyilvántartásba venni, illetve annak kifizetésekor a kiadás teljesítését is el kell számolni. A tárgyhót követő hónapban kapott könyvelési értesítők alapján a könyvelést úgy kell korrigálni, kiegészíteni, hogy a megfelelő jogcím szerinti teljesítési számlákra a bruttó összegek könyvelésre kerüljenek, a nettó összegek szükség szerinti korrigálásával. A közterheket hóközi számfejtés esetén is a könyvelési értesítő alapján kell a számviteli nyilvántartásokban elszámolni.

A személyi juttatások havi elszámolásánál az alábbi elszámolási folyamatot javasoljuk:

1. A számfejtett személyi juttatás nettó összegének megfelelően a végleges kötelezettségvállalás és kötelezettség könyvelése a napi listák alapján (feltételezzük, hogy korábban megtörtént a kapcsolódó kötelezettségvállalás, más fizetési kötelezettség nyilvántartásban vétele):

a) költségvetési számvitel: T051(2) – K0021 és T0022 – K051(2)

b) pénzügyi számvitel: T53/54 – K4211

2. A számfejtett személyi juttatás nettó összegének megfelelően a pénzügyi teljesítés könyvelése a napi listák alapján (nettó összeg kifizetése a munkavállalónak pénztárból vagy fizetési számláról):

a) költségvetési számvitel: T051(3) – K003

b) pénzügyi számvitel: T4211 – K32/33

3. A havi könyvelési listák alapján a személyi juttatásokból levont tételek (adó, járulék, fizetési előleg, letiltás, önkéntes biztosítások, szakszervezet stb.) végleges kötelezettségvállalásának, kötelezettségének könyvelése [Áhsz. 44. § (4) bekezdése alapján a könyvelést úgy szükséges korrigálni, hogy a megfelelő jogcím szerinti teljesítési számlákra kell lekönyvelni a bruttó összegeket]:

a) Személyi juttatás bruttó és nettó összeg különbözetének az átvezetése a költségvetési számvitel szerint: T051(2) – K0021 és T0022 – K051(2)

b) Személyi juttatás bruttó és nettó összeg különbözetének az átvezetése a pénzügyi számvitel szerint: T53/54 – K4211

4. A havi könyvelési listák alapján a munkáltatót terhelő közterhek végleges kötelezettségvállalásának, kötelezettségének könyvelése [Áhsz. 44. § (4) bekezdés alapján]:

a) költségvetési számvitel: T0022 – K0522

b) pénzügyi számvitel: T55 – K4212

5. A személyi juttatásokkal kapcsolatos levonások, és közterhek pénzügyi teljesítésének elszámolása a havi könyvelési listák alapján [Áhsz. 44. § (4) bekezdés alapján]:

a) költségvetési számvitel: T051(3)/0523 – K003

b) pénzügyi számvitel: T4211/4212 – K32/33

6. Pénzforgalommal nem járó levonások (un. számlán maradó tételek pl. fizetési előleg) rendezésének elszámolása [Áhsz. 44. § (4) bekezdés alapján]:

a) költségvetési számvitel: T051(3) – K003

b) pénzügyi számvitel: T4211 – K3651/3514

2. Szükséges-e előzetes kötelezettséget vállalni a személyi juttatásokra? Ha igen, akkor milyen összeggel? Vagy elég a kifizetéssel egyidejűleg csak végleges kötelezettségvállalást könyvelni? A személyi kifizetés minősülhet-e az Áht. 36. § (1) bekezdés szerint más fizetési kötelezettségnek?

Kötelezettségvállalás az Áht 1. § 15. pontja alapján a kiadási előirányzatok terhére fizetési kötelezettség vállalásáról szóló – így különösen a foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésére irányuló – szabályszerűen megtett jognyilatkozat, azaz a fogalom magában foglalja minden olyan ügylet létrehozását, amelyből a jövőben fizetési kötelezettség keletkezik. Az Áht. 36. § (1) bekezdése szerinti más fizetési kötelezettség ezzel szemben olyan kötelem, amelyet nem a felek jognyilatkozata keletkeztet, hanem jogszabályon, jogerős vagy fellebbezésre tekintet nélkül végrehajtható bírósági, hatósági döntésen, vagy más, további ügyletet (pl. szerződés) nem igénylő kötelező előíráson alapul.

A foglalkoztatási jogviszony létesítésére irányuló szerződést, kinevezést kötelezettségvállalásnak kell tekinteni, mivel azt a felek nyilatkozata hozza létre. Hasonló mondható el az esetileg fizetett juttatásokra, mivel a béren kívüli juttatások, céljuttatások, munkáltatói támogatások stb. a munkáltató intézkedésén alapulnak, nem jogszabályi rendelkezésen, így a kötelezettségvállalás garanciális szabályait (előzetesen, írásban, pénzügyi ellenjegyzést követően, a szükséges szabad fedezet rendelkezésre állása esetén) ezek esetén is érvényesíteni kell. Az Áht. 36. § (1) bekezdése szerinti más fizetési kötelezettség akkor fordul elő a személyi juttatásoknál, ha például bírói ítélet állapít meg a munkáltató számára fizetési kötelezettséget (pl. kártérítést a volt foglalkoztatott számára).

Lényeges, hogy a kötelezettségvállalás szabályainak mellőzése nem alapulhat olyan indokon, hogy a kifizetésre kerülő összeg még nem ismert előre. Ez a legtöbb kötelezettségvállalás esetén igaz (akár szerződéses tételeknél is előfordul, hogy a kiszámlázott összeg alacsonyabb, vagy eltérő ütemezést tartalmaz), ezért rögzíti az Ávr. 56. § (2) bekezdése, hogy a kötelezettségvállalás értékének meghatározásakor számba kell venni valamennyi fizetési kötelezettséget abban az esetben is, ha annak bekövetkezte bizonytalan (pl. a tényleges munkavégzéstől függ), vagy a felek jövőbeli nyilatkozatától függ (pl. a foglalkoztatott igényli az utazási költségtérítést). Ha az előzetesen rögzített összeghez képest változás következik be, a kötelezettségvállalás összegét kell módosítani, biztosítva ezáltal, hogy a szabad és a kötelezettségvállalással terhelt kiadási előirányzatok mindig a helyes összeget mutassák. Tekintettel arra, hogy a költségvetési szervek kiadási előirányzatai átlagosan 60-70%-át a személyi juttatások és közterheik teszik ki, a kötelezettségvállalás garanciális szabályainak mellőzése az egész intézményi előirányzati gazdálkodást tenné értelmetlenné.

3. A nettó bér több bérelemből tevődik össze (alapbér, különböző pótlékok, bérkompenzáció stb.), azonban a nettó bér a bérjegyzéken és a különböző kimutatásokban egy összegben szerepel. Hogyan tudnánk lekönyvelni a megfelelő rovatra? Ehhez a Kincstártól olyan információt kellene kapnunk, amelyből a nettó bér bérelemenként látható, vagy valakinek bérelemenként le kellene számfejteni valamennyi dolgozó bérét újra?

A Kincstár a számfejtés során nem tudja elkülöníteni egymástól a különböző bérelemekből a levonásra kerülő adó és járulékokat, illetve a foglalkoztatottnak járó kedvezmények sem bonthatók meg a jogcímek között. Emiatt javasoljuk, hogy a havi nettó munkabér kifizetésének elszámolásakor, a legnagyobb bérjogcímet érintő (tipikusan a K1101. Törvény szerinti illetmények rovat) nyilvántartási számlát alkalmazzák. A hóközi számfejtésnél általában egyszerre csak egy rovatot érint a számfejtés (pl. megbízási díj, munkába járás költségtérítése, jubileumi jutalom stb.) így azok azonnal a megfelelő nyilvántartási számlán kiadásként elszámolhatók. A havi könyvelési értesítő kézhezvételét követően kell – szükség szerint – az elszámolást korrigálni.

4. Egy társulás a főszámlájáról minden hónap elején elutalja az illetményeket és a megbízási díjak nettó összegét. Hó végén a pályázatos számláról átvezetik a bruttó megbízási díjak összegét a főszámlára, ahonnan hó elején történik az illetmények kifizetése. De ez a tranzakció csak „átvezetés számlák között”, ezért sem a kiadási, sem a bevételi oldalán nem kell kötelezettségvállalást rögzíteni, és csak a pénzügyi oldalon kell kontírozni. Kérdés, hogy a járulékokat mikor és hogyan kell könyvelni a két utalás között?

Az Áhsz. 44. § (4) bekezdés alapján a központosított illetményszámfejtés körébe tartozó szervezetek a K1–K2. rovatokhoz kapcsolódóan vezetett nyilvántartási számlákon a kiadások teljesítését a Kincstár által megküldött könyvelési értesítő vagy más adatszolgáltatás szerint kötelesek nyilvántartásba venni. A megbízási díjak közterheit a Kincstár értesítése, azaz a könyvelési értesítő alapján kell a számviteli nyilvántartásokban elszámolni. A közterhek pénzügyi fedezetét a számviteli elszámolással egyidejűleg javasoljuk átvezetni annak érdekében, hogy a fizetési számlák egyenlegei összhangban legyenek a könyvviteli számlák egyenlegeivel.

5. Bérletek utólagos kifizetése esetében kell elhatárolást könyvelni?

A passzív időbeli elhatárolások között kell kimutatni a mérleg fordulónapja előtti időszakot terhelő olyan költségeket, ráfordításokat, amelyek csak a mérleg fordulónapja utáni időszakban merülnek fel, kerülnek számlázásra. Ha a dolgozók munkába járásával kapcsolatos utazási költségtérítések az előző költségvetési évet érintik, a felmerült költségeket el kell határolni. A költségek elhatárolásának elszámolása az előző év könyvelési tételei között történik (T54-K442). A kifizetés évében a január havi pénzügyi teljesítés hóközi kifizetésnek minősül, amelynek elszámolását a 38/2013. NGM rendelet VIII. Személyi juttatásokkal kapcsolatos elszámolások fejezet, B) A személyi juttatásokkal és a kapcsolódó közterhekkel kapcsolatos gazdasági események elszámolásai címe szerint kell elvégezni, azzal az eltéréssel, hogy – tekintettel a költség elhatárolására – a 3. pont szerinti könyvelési tételek helyett a T442-K4211 könyvelési tételt kell alkalmazni.

6. Hogyan kell számvitelileg elszámolni az apákat megillető munkaidő-kedvezmény távolléti díjának megtérítését?

Az „Apákat megillető munkaidő-kedvezmény távolléti díjának megtérítése” és az „Apákat megillető munkaidő-kedvezmény távolléti díjának foglalkoztatót terhelő közterhei” jogcímeket az Áhsz. 48. § (8) bekezdés g) pontja alapján a 3657. Folyósított, megelőlegezett társadalombiztosítási és családtámogatási ellátások elszámolása könyvviteli számán kell elszámolni annak megtérítéséig. A konkrét számviteli elszámolás a 38/2013. NGM rendelet VIII. Személyi juttatásokkal kapcsolatos elszámolások fejezet, C) Megelőlegezett társadalombiztosítási és családtámogatási ellátások elszámolása rész ismerteti.

7. A december hónapban kincstári megelőlegezéssel kifizetett december havi bér melyik év előirányzatát terheli? Milyen tételeket kell könyvelni a kifizetés, illetve az azt követő évben a pénzügyi és a költségvetési számvitelben?

A decemberben kifizetett illetmények, munkabérek összegét – ideértve azt az esetet is, ha azt a Kincstár megelőlegezi – a 3661. December havi illetmények, munkabérek elszámolásai könyvviteli számlán kell kimutatni, majd január hónapban kerül sor – a Kincstártól kapott könyvelési értesítő alapján – a következő évi költségvetés terhére a kiadások és a költségek elszámolására, természetesen az időbeli elhatárolás ezzel kapcsolatos feladatait is figyelembe véve. Hangsúlyozzuk, hogy az időbeli elhatárolás során csak azokat a bérköltségeket, személyi jellegű egyéb kifizetések költségeit lehet passzív időbeli elhatárolásként elszámolni, melyek az előző évben nem kerültek egyébként is költségként elszámolásra (ilyen például a hóközi kifizetés bruttó összegéből levont rész). A számviteli elszámoláshoz a Rendelet VIII. Személyi juttatásokkal kapcsolatos elszámolások fejezet, D) December havi személyi juttatásokkal és közterheikkel kapcsolatos elszámolások címét kell alapul venni. A decemberi hóközi kifizetések (költségtérítés, béren kívüli juttatás, megbízási díjak stb.), azaz a K1102-K1107 rovaton elszámolandó nettó összegeket a kifizetés jogcímének megfelelően kell nyilvántartásba venni és kifizetéskor, még a kifizetés évének kiadási előirányzatai terhére kiadás teljesítésként elszámolni. Az elszámolásra a Rendelet VIII. Személyi juttatásokkal kapcsolatos elszámolások fejezet, B) A személyi juttatásokkal és a kapcsolódó közterhekkel kapcsolatos gazdasági események címét kell alkalmazni.

8. Ügyviteli hiba miatt a Kincstár egyik dolgozónknak december hónapra vonatkozóan TB juttatás helyett illetményt számfejtett, amit mi december végén ki is fizettünk. A kifizetés jelenleg a 3661-es könyvviteli számlán van. Jelzésünk alapján a Kincstár helyesbítette a decemberi számfejtést január hónap elején. A helyesbítőn – decemberre vonatkozó számfejtés, pénzforgalom nélküli elszámolás alapján – a dolgozónak munkabér (illetmény) tartozása keletkezett. A különbözet befizetésére a dolgozót felszólítottuk, a befizetést január hónapban teljesítette. A Kincstár decemberre vonatkozó könyvelési értesítője a helyesbített adatokat tartalmazza, emiatt az előző évben költségként a tévesen számfejtett bér már nem került elszámolásra. Kérdésem, hogy a decemberi bérből keletkezett munkabértartozást hogyan kell lekönyvelni, illetve a decemberi bért érintő, de. január elején elkészített helyesbítő számfejtési bizonylatok alapján a 3657-es számlán még decemberre ki kell-e mutatnunk a TB juttatást, mint „kifizetett” tételt a decemberi bérkifizetés könyvelésének helyesbítésével?

A decemberben kifizetett nettó bért a költségvetési számvitelben kiadásként nem lehet elszámolni, hanem a 3661. December havi illetmények, munkabérek elszámolásai számlán kell kimutatni. A tévesen kifizetett bért, mint téves utalást innen át kell vezetni a 36516. Túlfizetések, téves és visszajáró kifizetések könyvviteli számlára a januári könyvelési értesítőalapján, amely már a helyesbített összegeket tartalmazza. Januárjában a 3661. December havi illetmények, munkabérek elszámolásai könyvviteli számlán megjelenő összeg – mivel azon a helyes összegű nettó bér található – teljes összegében kiadásként elszámolandó, azon egyenleg nem maradhat. A dolgozó által januárban visszautalt összeget a 36516. Túlfizetések, téves és visszajáró kifizetések könyvviteli számlával szemben kell könyvelni.

9. A november havi napidíjakat nem tudtuk feladni november hónapban, a feladás reményeink szerint december hónapban történik. Kérdésünk, hogy a személyi juttatások között rovaton kiadásként elszámoljuk? A december hónapban számlázott és pénzügyileg teljesített napidíjak feladása december hónapban történik, ez esetben azokat el kell-e számolni kiadásként?

A november és december havi napidíjak esetében – ha azok kifizetésre is kerülnek – a nettó összeget a K1113. Foglalkoztatottak egyéb személyi juttatásai rovaton kiadásként nyilvántartásba kell venni. Az elszámolás a 38/2013. NGM rendelet VIII. Személyi juttatásokkal kapcsolatos elszámolások fejezet, B) A személyi juttatásokkal és a kapcsolódó közterhekkel kapcsolatos gazdasági események elszámolásai címe szerint történik.

10. A nemzetiségi önkormányzat képviselőjének nyújtott juttatásokat a K121. Választott tisztségviselők juttatásai vagy a K123. Egyéb külső személyi juttatások rovaton kell elszámolni?

E juttatások elszámolásnál a helyi önkormányzati képviselők személyi juttatásaihoz hasonló módon kell eljárni, azaz a kiadásokat a K121. Választott tisztségviselők juttatásai rovaton kell kimutatni.

11. Melyik rovatra kell könyvelni a társulás elnökének tiszteletdíját, aki a tanács által választott tisztségviselő? A beszámoló 08. űrlapjának kitöltési útmutatója szerint társulásoknál nem írható létszám a választott tisztségviselők sorába. A K121 vagy a K123 rovaton kell könyvelni az elnök tiszteletdíját?

Az Áhsz. 15. mellékletének K121. Választott tisztségviselők juttatásai rovatara vonatkozó tartalmi leírása alapján a rovaton csak az ott tételesen felsorolt személyek számára kifizetett juttatásokat lehet kimutatni. A társulás elnökének fizetett tiszteletdíjat a felsorolás nem tartalmazza, így ezen a rovaton nem szerepeltethető ilyen jogcímű kifizetés, helyette a K123. Egyéb külső személyi juttatás rovatot javasoljuk alkalmazni.

12. A reprezentációs kiadás számfejtési rendszerben történő számfejtésénél mi tekinthető a számfejtés alapjának, a vételár vagy az áfával növelt ellenérték? Utóbbi esetben hogyan könyveljük az áfát?

A K123. Egyéb külső személyi juttatások rovaton az előzetesen felszámított áfa-t nem tartalmazó összeget (nettó összeget) kell elszámolni. A kapcsolódó előzetesen felszámított áfa számviteli elszámolását az alaptól külön, a K351. Működési célú előzetesen felszámított általános forgalmi adó rovaton kell elvégezni. A számviteli elszámolást a 38/2013. NGM rendelet VIII. Személyi juttatásokkal kapcsolatos elszámolások fejezet, E) A személyi jövedelemadóról szóló törvény szerinti reprezentáció és üzleti ajándék elszámolása cím szerint kell elvégezni. A reprezentációs kiadások feladása a Kincstár számfejtési rendszerében bruttó (vételár+áfa) összegben történik, ez azonban nem érinti a számviteli elszámolást. A feladás célja, hogy a felhasználó a különböző jogcímeken kifizetésre kerülő személyi juttatásokról, kiadásokról, és azok közterheiről adatot szolgáltasson a Kincstár részére, amely ezek felhasználásával készíti el a kapcsolódó adóbevallásokat, jelentéseket.

13. Reprezentációval kapcsolatos kiadást (éven belüli) úgy kell elszámolni, hogy a készletet a dologi kiadásokkal szemben csökkentik, majd átvezetik dologiból a személyi kiadások közé a felhasznált ajándéktárgyak értékét?

A reprezentáció, üzleti ajándék címén beszerzett ajándéktárgyak nem számolhatók el dologi kiadásként. Ha a beszerzett ajándéktárgyak felhasználása (ajándékba adása) későbbi időpontban történik, azok raktárra vételének és felhasználásának elszámolása az alábbi módon történhet:

1. Raktárra vétel a pénzügyi számvitel szerint: T211 – K54

2. Felhasználás raktárról: T54 – K211

14. Önkormányzatunk óvodások, iskolások részére rendezett versenyek, táborok alkalmából kitűzőt, tollat, pólót, sapkát ad a résztvevő gyerekek részére, melyen a rendezvény, vagy az önkormányzat logója szerepel. Melyik rovaton számoljuk el? Vásárolunk 500 pólót ajándékozás céljából (elszámoljuk K123-on), majd későbbi időpontban nyomdai számla jön, mivel ezekre a pólókra logót nyomtatnak. Ezt a számlát hol kell elszámolni? Önkormányzat lakosság részére szervezett rendezvényén kiosztott toll, kitűző, egyéb kis összegű szóró ajándék elszámolása mely rovaton történik?

A kérdésben megfogalmazott gazdasági eseményekkel kapcsolatos kiadások áfát nem tartalmazó (nettó) összegét a K123. Egyéb külső személyi juttatások rovaton, a kapcsolódó előzetesen felszámított áfát az alaptól külön, a K351. Működési célú előzetesen felszámított általános forgalmi adó rovaton kell elszámolni.

15. Az önkormányzat falunapot és más hasonló rendezvényeket szervez. Ennek keretében a résztvevőknek lehetőségük van ingyenesen ételfogyasztásra, valamint szóróanyagként olyan ajándéktárgyakat osztanak, amire pl.: rákerül az önkormányzat címere, illetve pl.: főzőversenyt szerveznek, amelynek keretében díjakat osztanak ki. Ezeknek hogyan történik helyesen a számviteli elszámolása? Reprezentáció, ami után nem kell adót fizetni, vagy eszközbeszerzés és szolgáltatás igénybevétele?

A kérdésben szereplő kiadások nettó (áfa nélküli) összegének elszámolása – függetlenül attól, hogy a személyi jövedelemadó szempontjából adómentesnek, vagy adókötelesnek minősülnek-e – a K123. Egyéb külső személyi juttatások rovaton történik, míg a kapcsolódó áfa a K351. Működési célú előzetesen felszámított általános forgalmi adó rovaton jelenik meg.

16. A ballonos víz reprezentációnak minősül?

A ballonos víz védőitalnak minősül, amennyiben megfelel az Szja tv. 1. sz. melléklet 8.8 pontjának. Ilyen esetben annak vásárlását a K312. Üzemeltetési anyagok beszerzése rovaton kell elszámolni. Ha a beszerzett ballonos víz nem felel meg a védőital feltételeinek, a kiadást a K123. Egyéb külső személyi juttatások rovaton kell elszámolni.

17. Amennyiben a kifizető nem tudja a hivatali telefon magán célú használatát elkülöníteni, a számla teljes összegének 20%-a adóköteles jövedelem. A telefonszámlák adóköteles részét személyi juttatásként vagy dologi kiadásként kell elszámolni?

A telefon magáncélú használata miatt adóköteles részt a K1107. Béren kívüli juttatások rovaton, a kapcsolódó közterheket a K2. Munkaadókat terhelő járulékok és szociális hozzájárulási adó rovaton kell elszámolni. A telefonszolgáltatás fennmaradó (jelen esetben 80%) összegének elszámolása a K322. Egyéb kommunikációs szolgáltatások és a K351. Működési célú előzetesen felszámított általános forgalmi adó rovatokon történik.

18. Költségvetési szervnél a foglalkoztatottaknak járó bérkompenzációt a K1101. Törvény szerinti illetmények, munkabérek rovaton, vagy a K1113. Foglalkoztatottak egyéb személyi juttatásai rovaton kell elszámolni?

A kompenzáció a személyi jövedelemadó-előleg megállapításánál nem rendszeres jövedelemnek minősül, így a foglalkoztatottak egyéb személyi juttatásaként kell elszámolni a K1113. Foglalkoztatottak egyéb személyi juttatásai rovaton.

19. Melyik rovaton kell elszámolni a szabadság megváltás címén kifizetett összeget, a saját dolgozóval kötött megbízási szerződés alapján kifizetett díjat, az eseti %-os műszakpótlékot, illetve a rendkívüli munkavégzés során kifizetésre kerülő szabadidő megváltását?

A szabadság megváltást, a rendkívüli munkavégzés miatt kifizetésre kerülő szabadidő megváltást (amennyiben nem felel meg az Ávr. 1. § 5. pontjában leírt feltételeknek), illetve a saját dolgozóval kötött megbízási szerződés alapján kifizetett díjat a K1113. Foglalkoztatottak egyéb személyi juttatásai rovaton kell elszámolni. Ha a rendkívüli munkavégzés során kifizetésre kerülő szabadidő megváltása megfelel az Ávr. 1. § 5. pontjában leírt feltételeknek, azt a K1104. Készenléti, ügyeleti, helyettesítési díj, túlóra, túlszolgálat rovaton kell megjeleníteni. Az eseti %-os műszakpótlékot a K1101. Törvény szerinti illetmények, munkabérek rovaton kell nyilvántartásba venni.

20. A helyi számfejtéseket, amelyek házipénztárból kerülnek kifizetésre (például napidíj, utazási bérlet, saját gépkocsi használat, hóközi bér) melyik főkönyvi számlára kell könyvelni?

A helyi számfejtések (napidíj, utazási bérlet, saját gépkocsi használat, hóközi bér, stb.) házi pénztárból történő kifizetését a személyi juttatások megfelelő (jogcím szerinti) rovatára kell elszámolni.

21. A felmentési idejűket töltő munkavállalók részére kifizetett illetményt a melyik rovaton kell kimutatni?

A felmentésüket töltő munkavállalóknak, foglalkoztatottnak teljesített minden személyi jellegű kifizetés elszámolása a felmentés teljes időtartama alatt a K11. Foglalkoztatottak személyi juttatásai rovaton belül, a kifizetés jogcíme szerinti rovatoknak megfelelő nyilvántartási számlákon, illetve könyvviteli számlákon történik. A részükre számfejtett illetményt a felmentési idő alatt is a K1101. Törvény szerinti illetmények, munkabérek rovaton, míg pl. a cafetéria keretében adott juttatást a K1107. Béren kívüli juttatások rovaton kell elszámolni.

22. A K337. rovatra csak a közigazgatási alap- és szakvizsgáért és a kötelező közigazgatási (NKE-nek normatíva alapján) továbbképzésért fizetett munkáltatói térítés ellenértékét kell könyvelni, a K336. rovaton pedig (informatikai oktatás kivételével) az alábbi eseményekkel kapcsolatos költségeket kell elszámolni? Nem teljes körű felsorolás:

– nem iskolarendszerű nyelvi képzés, tanulmányi szerződéssel vagy anélkül;

– kötelező mérlegképes továbbképzés;

– OKJ –s továbbképzés;

– egy vagy több napos képzések, konferenciák;

– olyan képzések, amelyekre a munkáltató kötelezi a munkavállalót.

Számviteli szempontból meg kell különböztetni azt az esetet, amikor a költségvetési szerv köt szerződést az oktatást végző céggel vagy szervezettel, valamint azt az esetet, amikor a munkáltató az alkalmazásában álló dolgozó költségeit átvállalja.

Az első esetben a költségvetési szerv saját költségén rendeli meg az alkalmazásában álló személyek képzését, vizsgáztatását, stb., így az a költségvetési szerv által igénybe vett szolgáltatás. A képzőintézmény által a költségvetési szerv részére (nevére, címére) számlázott összegeket az Áhsz. 15. melléklete alapján a K337. Egyéb szolgáltatások rovaton kell elszámolni. Ez a számviteli elszámolás egységesen vonatkozik a közigazgatási alap- és szakvizsga képzésre, a kötelező közigazgatási továbbképzésre, a kötelező mérlegképes továbbképzésre, OKJ képzésre, ideértve a nyelvtanfolyam díját is. Az oktatás költségeinek elszámolására a K336. Szakmai tevékenységet segítő szolgáltatások rovat csak akkor alkalmazható, ha az adott szerv az államháztartáson kívülről megrendelt (köz)szolgáltatást alapfeladata ellátására rendelte meg.

A második esetben a költségvetési szerv és dolgozója között keletkezik jogviszony, amely a dolgozó és a képző intézmény közötti jogviszony költségeinek megtérítésére vonatkozhat. Ezért ezeket a kifizetéseket személyi juttatásnak kell tekinteni.

A képzés és térítés jogcímétől függően ennek több esete is lehetséges, így például:

– az iskolarendszerű képzés költségének megtérítését a K1107. Béren kívüli juttatások rovaton kell elszámolni (akkor is, ha a képzésen a dolgozó a munkáltató elrendelése alapján vesz részt és az a munkakör betöltéséhez szükséges, vagy egyébként a munkáltató tevékenységével összefüggő szakmai ismeretek megszerzését, bővítését szolgálja),

– az iskolarendszeren kívüli képzés költségének költségvetési szerv által történő viselése a K1110. Egyéb költségtérítések rovaton jelenik meg (ez azokra a képzésekre vonatkozik, ahol nem jön létre a képző intézménnyel tanulói vagy hallgatói jogviszony).

23. A munkáltató által kifizetett (megtérített) tandíjat mely rovatra kell könyvelni azt?

Az iskolarendszerű képzéshez kapcsolódó juttatás (akár a képzés teljes költsége, összegkorlát nélkül) egyes meghatározott juttatásnak minősül, amely az Áhsz. 15. melléklete alapján a K1107. Béren kívüli juttatások rovaton számolandó el.

Az iskolarendszeren kívüli képzés keretében a képzőintézmény által a munkáltató részére (nevére, címére) számlázott összegeket Áhsz. 15. melléklete alapján a K337. Egyéb szolgáltatások rovaton kell elszámolni. A képzés költségének munkáltató által történő viselése esetén a munkavállaló részére megtérített tandíj a K1110. Egyéb költségtérítések rovaton jelenik meg (ha nem jön létre a képző intézménnyel tanulói, hallgatói jogviszony).

24. Hogyan kell elszámolni a dolgozónak továbbképzésen biztosított étkeztetést, továbbá mi képezi alapját az ez után megfizetendő köztehernek?

A szakmai továbbképzéseken felmerült étkezési költségek esetében meg kell különböztetni az alábbi eseteket:

a) Ha a hivatali, üzleti utazásnak minősülő képzéshez kapcsolódó étkezés vagy más szolgáltatás költségét a magánszemély munkáltatója viseli, ezek a juttatások az Szja tv. 70. § (1) bekezdés a) pontja alapján egyes meghatározott juttatásnak minősülnek, így a Szja tv. 69. § (1) bekezdése alapján a fizetendő adó a kifizetőt terheli.

b) Ha viszont az oktatás szervezője nem számítja fel a részvételi díjban az étkezést és az egyéb szolgáltatásokat (magára vállalja azok költségét), azt reprezentációként kell elszámolni, amelyről tájékoztatni köteles a megrendelőt.

c) Amennyiben az oktatás szervezője a részvételi díjban felszámolta az étkezést, ennek értékéről igazolást kell kiállítania annak érdekében, hogy a képzést elrendelő munkáltató (kifizető) eleget tudjon tenni az adókötelezettségének. Nem szükséges igazolás, ha az oktatás szervezője a részvételi díjról kiállított számlán külön tételben tünteti fel az említett összegeket.

A kérdésből arra lehet következtetni, hogy a szakmai továbbképzést a munkáltató rendelte el. Így az a) és c) esetben a képzés keretében igénybe vett étkezés nettó ellenértékét a K341. Kiküldetések kiadásai rovaton, az előzetesen felszámított áfa-t a K351. Működési célú előzetesen felszámított általános forgalmi adó rovaton, a kapcsolódó munkáltatót terhelő adókat, járulékokat (melyet a bruttó összeg után kell elszámolni) a K2. Munkaadókat terhelő járulékok és szociális hozzájárulási adó rovaton kell elszámolni.

25. A költségvetési szerv belső szabályzata alapján 20.000 Ft-ot fizet, ha a munkavállaló számlát hoz a védőszemüvegről. Kell-e alap és áfára bontani a munkavállaló részére kifizetett összeget? Kell-e a Kincstár felé lejelenteni?

A képernyő előtti munkavégzés minimális egészségügyi és biztonsági követelményeiről szóló 50/1999. (XI. 3.) EüM rendelet 6. §-a szerinti védőszemüveg értékéből megtérített rész az Szja tv. 1. melléklet 8.8. pontja szerint a magánszemély szempontjából adómentes bevételnek minősül, amelyet a K1113. Foglalkoztatottak egyéb személyi juttatásai rovaton kell elszámolni, és erről a Kincstár felé adatot kell szolgáltatni a központosított illetményszámfejtés keretében.

A számfejtett összeg áfa elszámolása során figyelemmel kell lenni arra, hogy a K351. Működési célú előzetesen felszámított általános forgalmi adó rovat leírása alapján a rovaton a működési kiadások teljesítése során a „…termék és szolgáltatás beszerzőjére áthárított előzetesen felszámított általános forgalmi adót...” lehet elszámolni. Tekintettel arra, hogy ebben az esetben a kiadás mögött természetes személyeknek fizetett költségtérítés áll, így a költségtérítés értékében szereplő áfa összege sem az intézmény beszerzései után került a költségvetési szervre áthárításra. A számla adótartalma így része a személyi juttatásoknak, az nem számolható el a K351. Működési célú előzetesen felszámított általános forgalmi adó rovaton, ezért a könyvelésben sem szükséges megbontani nettó és áfa részre a védőszemüveg értékéből megtérített részt.

26. Melyik rovaton kell elszámolni a központi költségvetési törvény 59.§ (5) bekezdése által lehetővé tett, a dolgozók részére havi 1000 Ft bankszámla hozzájárulás összegét, valamint a nem névre szóló uszodabérletet, amelyet a hivatal dolgozói eseti jelleggel használhatnak?

A foglalkoztatottak részre fizetési számlájukhoz kapcsolódóan adható bankszámla hozzájárulás 1.000 forint/hó összegét a K1113. Foglalkoztatottak egyéb személyi juttatásai rovaton kell elszámolni. Az uszodabérlet véleményünk szerint, az Szja tv. 70. § (1a) bekezdése alapján egyes meghatározott juttatásnak minősül, így ennek kiadásként történő elszámolását a K1107. Béren kívüli juttatások rovaton kell kimutatni.

27. A munkáltató a dolgozók részére térítésmentesen női torna lehetőséget biztosít, mint egészségmegőrző szolgáltatást. A számlás szolgáltatást mely rovaton kell elszámolni helyesen?

Az egészségmegőrzés szolgáltatás az Szja tv. 70. § (1a) bekezdése alapján egyes meghatározott juttatásnak minősül. Ez alapján a költségvetési számvitelben az egészségmegőrzést szolgáló szolgáltatást az Áhsz. 15. melléklete alapján a K1107. Béren kívüli juttatások rovaton kell elszámolni.

28. A KIRA rendszerben egyes bérek duplán kerültek számfejtésre. A kincstári értesítők alapján kötelesek vagyunk lekönyvelni azt a bért, reprezentációs kiadást stb., ami így nem valós. Ha könyvelnünk kell, akkor ezek a hibás tételek mikor fognak eltűnni a könyvekből? A kötelezettségvállalások soha nem lesznek kiegyenlítve, illetve ha teljesítéseket is kell emiatt könyvelni, akkor a maradványunk nem lesz jó.

Az Áhsz. 44. § (5) bekezdése értelmében a Kincstár és a központosított illetményszámfejtés körébe tartozó szervezetek legalább negyedévente, a tárgynegyedévet követő hónap 15. napjáig kötelesek egymással egyeztetni a kincstári könyvelési értesítő és a szervezet részletező nyilvántartásaiban szereplő adatok közötti esetleges eltérések vonatkozásában. Az egyeztetés során az Ávr. 62/E. § (2) bekezdése szerint kell eljárni. Abban az esetben, ha az egyeztetés során téves számfejtést tárnak fel, a tévesen számfejtett összegeket, teljesített kifizetéseket – annak ellenére, hogy az szerepel a Kincstár által adott havi könyvelési listán – nem lehet elszámolni.

Az esetlegesen pénzforgalomban (tévesen) kiutalt összegeket az Áhsz. 48. § (8) bekezdése szerint a 36516. Túlfizetések, téves és visszajáró kifizetések könyvviteli számlán kell nyilvántartásba venni a rendezésig.

29. Hogyan kell eljárni, ha a december havi bért csak következő év január hónapban fizetjük ki? Ebben az esetben el kell-e határolni a december havi bruttó személyi juttatás és közterhek összegét? Amennyiben igen, hogyan történik az elhatárolás megszüntetésének könyvelése a következő évben?

Az Áhsz. 14. § (13) bekezdése alapján a mérlegben a költségek, ráfordítások passzív időbeli elhatárolása között a mérleg fordulónapja előtti időszakot terhelő olyan költségeket, ráfordításokat kell kimutatni, amelyek csak a mérleg fordulónapja utáni időszakban merülnek fel, kerülnek számlázásra. A januárban kifizetésre kerülő előző év december havi munkabérek elhatárolását szükséges elvégezni, hiszen ezek a mérleg fordulónapja előtti időszakot terhelik. A december havi munkabérek januári kifizetésének számviteli elszámolásának könyvelési lépéseit a 38/2013. NGM rendelet 1. melléklet, VIII. Személyi juttatásokkal kapcsolatos elszámolások fejezet, D) December havi személyi juttatásokkal és közterheikkel kapcsolatos elszámolások címe ismerteti (a 2. pontot ebben az esetben természetesen nem kell alkalmazni, valamint a 8. pontban szereplő 3661. December havi illetmények, munkabérek elszámolása könyvviteli számla helyett a 32. Pénztárak, csekkek, betétkönyvek vagy a 33. Forintszámlák és devizaszámlák könyvviteli számlák használata szükséges a munkabérek tényleges kifizetésékor). A cím tartalmazza az időbeli elhatárolás feloldásának lépéseit is.

30. Korábban a decemberi bérek december végén kifizetésre kerültek. Így a bérek kiadási oldalán, valamint finanszírozását tekintve is 12 hónap került teljesítésként pénzforgalomba: kiadási oldalon egyértelműen az előző havi bér minden hónapban, bevételi oldalon pedig januárban nem volt bérfinanszírozás, decemberben viszont kéthavi volt: hó elején a novemberi béreké, hó végén a decemberi béreké. Idén a decemberi bérek nem kerültek kifizetésre decemberben. Így kiadási oldalon megjelenik ugyanúgy a 12 havi bér, de finanszírozási oldalon csak 11 havi, hiszen a decemberi béreket nem kellett megfinanszírozni. Hogyan kell eljárni, hogy ez ne okozzon negatív maradványt?

A 38/2013. NGM rendelet 1. melléklet IX. Önkormányzati nettó finanszírozással kapcsolatos elszámolások fejezet, B) Az önkormányzati költségvetési szervénél (kivéve OEP nettó kör) cím 2-9. pontjai szerint az önkormányzat által kiutalt, költségvetési szervi törzsszámon számfejtett nettó személyi juttatások, munkavállalót terhelő levonások, munkaadót terhelő közterhek, valamint a személyi juttatások egyéb befizetési kötelezettségének kiadás teljesítésként történő elszámolása pénzforgalom nélkül történik oly módon, hogy a kiadással egyidejűleg és azzal azonos értékben pénzforgalom nélkül az intézményi támogatást is el kell számolni bevétel teljesítésként. Mivel a kiadás és bevétel teljesítését azonos értékben kell számba venni, e tételek esetében nem fordulhat elő negatív maradvány, hiszen a költségvetési számvitelben az adott évben 12 havi kiadás és bevétel kerül elszámolásra. Természetesen – kincstári körön kívül – arra figyelemmel kell lenni, hogy az intézményi támogatás folyósítása meg is történjen az év utolsó napjáig (kincstári kör esetén ez a kincstár finanszírozás miatt nem probléma).

31. Hogyan kell könyvelni, ha a nemzetiségi önkormányzat elnöke a működéssel kapcsolatban saját gépjárműjével utazik?

A nemzetiségi önkormányzat elnöke társadalmi megbízatású tisztségviselő, akinek a tisztsége ellátásával kapcsolatban felmerült, igazolt költségeit az Szja tv. szerint a nemzetiségi önkormányzat megtérítheti. Ezen költségek közé tartoznak a hivatali utak is, amelyek igazolására a kiküldetési rendelvény szolgál. Az elszámolt költségeket a költségvetési számvitelben a K341. Kiküldetések kiadásai rovaton, a pénzügyi számvitelben az 52. Igénybe vett szolgáltatások könyvviteli számlán szükséges könyvelni.